Mit csinál egy koordinátor a logisztikában?
A logisztikai koordinátor egy szállítás vagy megbízás összes szereplőjét összehangolja: a megrendelőt, a fuvarozókat, a raktárat és a címzettet. Rögzíti a megbízást, kiadja a fuvarfeladatokat, kezeli az okmányokat, ellenőrzi az alvállalkozói számlákat, és kezeli az eltéréseket. A megbízó számára sokszor ő az egyetlen kapcsolattartó a szállítás elejétől a lezárásáig.
Mit csinál egy koordinátor? A logisztikában összehangolja egy szállítás vagy egy teljes megbízás szereplőit: a megrendelőt, a fuvarozókat, a raktárat és a címzettet. Ő viszi a megbízás adminisztrációját, kiadja a fuvarfeladatokat, ellenőrzi a beszállítói számlákat, és egy helyen tartja az információt. A megbízó szemszögéből sokszor ő az egyetlen kapcsolattartó, akihez bármilyen kérdéssel fordulhat a szállítás elejétől a lezárásáig.
A koordinátor fő feladatai
- Megbízások felvétele és rögzítése: az áru, a címek, a határidők és a különleges igények pontos feljegyzése.
- Fuvarfeladatok kiosztása: a megfelelő fuvarozó partnernek, szükség esetén a diszpécseren keresztül.
- Egyeztetés: a feladóval a felrakodás időpontjáról, a címzettel az átvételről, a raktárral a be- és kitárolásról.
- Okmányok kezelése: szállítólevelek, fuvarokmányok, lerakodási igazolások gyűjtése és továbbítása; nemzetközi szállításnál a vámügyintézővel közösen.
- Pénzügyi adminisztráció: az alvállalkozói és beszállítói számlák ellenőrzése, jóváhagyása, a kiszámlázás előkészítése.
- Eltérések kezelése: késés, hiány vagy sérülés esetén a tények rögzítése, az érintettek értesítése és a további lépések megszervezése.
Egy megbízás útja a koordinátor kezében
- Ajánlatkérés és visszaigazolás: a koordinátor ellenőrzi, hogy minden adat megvan-e, és visszaigazolja a vállalható időpontokat.
- Szervezés: kiválasztja vagy kijelölteti a járművet, egyezteti a rakodási idősávokat.
- Követés: a szállítás alatt figyeli az állapotot, és jelez a megbízónak, ha változás történik.
- Lezárás: begyűjti az átvételt igazoló okmányokat, rendezi az esetleges eltéréseket, és továbbítja az anyagot a számlázáshoz.
Mit csinál egy koordinátor másként, mint a logisztikus vagy a diszpécser?
A logisztikus a teljes áruáramot tervezi hosszabb távra. A diszpécser a járműveket irányítja a napi munkában. A koordinátor e kettő között áll: egy-egy megbízást visz végig, és azon dolgozik, hogy minden szereplő ugyanazt az információt lássa. Projektjellegű szállításoknál (például üzemköltöztetés, rendezvénylogisztika) a koordinátor szerepe különösen nagy, mert sok szereplőt kell egy időpontra összehangolni. A logisztikai láncok uniós kereteiről az Európai Bizottság logisztikai oldala ad áttekintést.
Mit jelent a koordinátor a megbízónak?
Ha egy szállítást koordinátor fog össze, annak a megbízó számára több gyakorlati előnye van:
- egyetlen kapcsolattartóval kell egyeztetni, nem kell több helyen érdeklődni;
- változás esetén (új időpont, módosult mennyiség) elég egy helyre szólni, és az információ eljut a többi szereplőhöz;
- a lezárás után az átvételi okmányok is egy helyről kérhetők.
A megbízó annyival segíthet, hogy a változásokat mielőbb jelzi, és a megbízáskor megadja a helyszíni kapcsolattartók elérhetőségét. Ha a szállítás raktározással is jár, a koordinátor jellemzően ezt a folyamatot is összehangolja a fuvarral.
Ajánlatkérés
Összetett, több lépésből álló szállításokról a komplex logisztikai szolgáltatás oldalon olvashat; a megbízást egy koordinátor viszi végig.
Írásos, fix ajánlat 2 órán belül, munkanapokon.